Import bazy kontaktów (plik CSV)

Najczęściej stosowaną metodą importu posiadanych już baz kontaktów jest import z pliku CSV.

Plik CSV to najpowszechniejszy sposób przekazywania baz danych. Poszczególne elementy takiej bazy rozdzielone są przecinkami lub średnikami. Odpowiednio skonfigurowany plik CSV gwarantuje prawidłowe zaimportowanie bazy kontaktów do systemu iPresso.

Aby usprawnić proces importu bazy kontaktów do systemu iPressu warto posłużyć się wzorem pliku, który można pobrać z systemu. W tym celu przejdź do zakładki Kontakty, następnie kliknij Importowanie kontaktów, a później Pobierz przykładowy plik CSV. Plik zostanie automatycznie zapisany na dysku Twojego komputera.

 

Używając programu do edycji arkuszy kalkulacyjnych (np. Microsoft Excel, Libre Office Calc, Apple Numbers) przygotuj odpowiednio swoją bazę. 

 

Należy zwrócić uwagę na odpowiednie dostosowanie informacji do poszczególnych kolumn. Ważne jest więc by dane często występujące wspólnie jak np. imię i nazwisko zostały wprowadzone jako osobne elementy w dwóch różnych kolumnach. Podobnie należy rozdzielić dane adresowe, takie jak miasto, kod pocztowy, numer mieszkania.

Przykład bazy niedostosowanej do zaimportowana do systemu iPresso: 

Widzimy tu najczęściej spotykane błędy w bazach kontaktów:

  • Pola, które zawierają więcej niż jeden atrybut powinny być rozdzielone. Przykładem jest tu imię i nazwisko (1) oraz adres (2).
  • Dana informacja wpisana jest w złym miejscu. W tym przypadku w nieprawidłowym miejscu wprowadzono adres e-mailowy (3).
  • Jeżeli zostawisz puste miejsce w polu Zgoda na przesyłanie informacji marketingowych (4) to kontaktowi takiemu nie zostanie podczas importu przypisana zgoda. Wiąże się to z tym, że pomimo przynależności do danej kategorii lub tagu, do osoby takiej nie zostanie wysłany e-mail.

 

Poniżej widzimy przykład dobrze przygotowanej bazy kontaktów:

W bazie tej mamy rozdzielone poszczególne elementy takie jak imię, nazwisko, miasto, telefon. Zgoda na otrzymywanie informacji marketingowych została oznaczona symbolem "1". Oznaczenie takie jest konieczne, by dana osoba mogła otrzymywać informacje za pośrednictwem systemu iPresso.

Podczas importu z pliku należy uwzględnić informację, że liczba rekordów w danym pliku nie może przekroczyć 60000 a rozmiar pliku 40 Mb.

Tak przygotowany plik zapisujemy i wprowadzamy do systemu klikajac w pole Zaimportuj swoje kontakty do iPresso a następnie w nowym widoku Wybierz plik.

Po wybraniu pliku, który ma zostać zaimportowany do iPresso przechodzimy do kolejnego etapu.

Mapowanie pól.

W tym miejscu masz możliwość określenia Kodowania w jakim został zapisany plik oraz określenia Znaku rozdzielającego kolumny.

Na tym etapie masz również możliwość przyporządkowania nazw kolumn do danych, które się w nich znajdują.

Aby to zrobić wybierz z rozwijanej listy znajdującej się nad każdą z kolumn odpowiednią cechę/atrybut odpowiadający danym zawartym w poszczególnych kolumnach.

Przykład:

Po poprawny zdefiniowaniu Kodowania pliku, Znaku rozdzielającego kolumny oraz przyporządkowaniu kolumn do danych znajdujących się w pliku przechodzimy do kolejnego etapu.

Ustawienia.

W tym miescu masz możliwość określenia:

W jaki sposób system ma zachować się w przypadku gdy wykryje podczas importu, że kontakt znajduje się już w bazie. Istnieją dwie możliwości: Pominięcie kontaktu oraz Aktualizuj dane.

Wybranie opcji Aktualizuj dane spowoduje nadpisanie istniejących danych w systemie tymi, które znajdują się w pliku.

Dodatkowo w tym miejscu do importowanej bazy kontaktów masz możliwośc dodania Kategori, Tagów oraz określenie Typu kontaktu.

Po zdefiniowaniu tych elemntów przejdź do zakładki podumowanie lub kliknij dalej.

Wyświetli się nowy widok. Jeżeli wszystkie pola podświetlone są w kolorze zielonym możesz rozpocząć import klikając przycisk importuj.

Jeżeli, któreś pól podświetlone jest w kolorze czerwonym należy kliknąc edytuj aby poprawić dany element. 

 

Po zakończonym imporcie w zakładce Importowanie kontaktów dodatkowo widoczny jest raport z ostatniego importu.

Obejmujący informacje o dacie, nazwie pliku, użytkowniku, który wykonywał import oraz wartościach konatktów zaimportowanych, istniejącycg i błędnych.

 


Polityka Cookies

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.